Cái nhìn rõ ràng về Quản lý Nội dung

Quản lý nội dung (Content Management - CM) là gì?

Một câu hỏi hay. Có rất nhiều sản phẩm khác nhau được cho là cung cấp khả năng quản lý nội dung, song khái niệm còn chưa được rõ ràng. Phần lớn các giải pháp quản lý nội dung tập trung vào việc đề xuất, khảo sát/chấp nhận và triển khai, song các tính năng thường thay đổi theo sản phẩm. Một số giải pháp tập trung vào việc phân phối trang (page delivery), cũng như là tính năng cá nhân hoá. Nhiều sản phẩm trong số đó được tuyên bố là theo "các chuẩn mở" và tích hợp với tất cả mọi thứ "trên thế giới này".

Nội dung ở một Website là tài sản có giá trị. Nội dung phải được cập nhật thường xuyên để cho khách thăm quan quay trở lại. Một hệ thống quản lý nội dung sẽ cho phép bạn tập trung vào việc tạo ra nội dung có chất lượng trong khi tự động hoá một số công việc vận hành. Bạn có thể giảm chi phí vận hành, tăng mức độ thường xuyên của việc cập nhật nội dung, và tăng cường chất lượng và số lượng của nội dung được giới thiệu trên Website của bạn.

Tại sao sử dụng nó?

Nhiều công ty quan tâm đến việc tìm một công cụ mà nó có thể tự động hoá các quá trình quản lý nội dung và tăng hiệu suất của những người cộng tác không có chuyên môn về kỹ thuật. Lợi ích lớn nhất của việc quản lý nội dung là ở chỗ những người sử dụng không có chuyên môn về kỹ thuật có thể gửi nội dung mà không cần phải vượt qua những đoạn đường hẹp dễ bị tắc nghẽn vì lý do kỹ thuật. Điều này rất quan trọng đối với những môi trường chịu áp lực về thời gian và các Website mà khách hàng tự điều khiển. Những lợi ích cơ bản khác bao gồm tự động hoá việc chấp nhận và triển khai nội dung. Nhìn chung, những nội dung này có thể được phân nhóm theo 5 loại:

Quản lý tài sản Web

• Nội dung có thể có xuất xứ từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả tài sản tệp và tài sản cơ sở dữ liệu. Bạn thậm chí có thể tích hợp với những tài sản từ hệ thống truyền thống hay các dịch vụ cung cấp các bài báo, tin tức qua một tổ chức chung.
  
• Một số sản phẩm cho phép bạn lưu trữ nội dung ở cả Ngôn ngữ Đánh dấu Mở rộng (XML) và các cơ sở dữ liệu có liên quan. XML cung cấp nhiều tính linh hoạt. Các cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp tính bảo mật, tính đồng thời, bình thường hoá, và những lợi ích khác. Cả hai đều cho phép sự phân tách nội dung từ nội dung được trình bầy.
  
• Các tác giả nội dung có thể thường xuyên sử dụng công cụ lựa chọn của họ khi xây dựng nội dung.
  
• Phần mềm quản lý nội dung có thể tự động hoá việc thiết lập và lưu giữ siêu dữ liệu (metadata), tính năng cho phép các công ty tổ chức nội dung và cải tiến việc tìm kiếm của khách hàng.

Dòng công việc (Workflow)

• Nhiều giải pháp quản lý nội dung cung cấp một giao diện người sử dụng cho các nhiệm vụ quản lý. Bạn có thể tự động hoá việc thiết lập và ấn định danh sách công việc, khai báo e-mail, và chấp thuận. Các nhiệm vụ có thể được chỉ định cho các cá nhân hay các nhóm. Các nhiệm vụ có thể được bắt đầu bằng tay (ví dụ, Joe, hãy viết thông cáo báo chí này để tuyên bố việc phá sản không mong đợi của chúng ta) hay được tự động hoá (ví dụ, hãy triển khai nội dung cho 5 máy chủ Web sản xuất của chúng ta vào 3h sáng tất cả các ngày). Dòng công việc có thể được tuỳ biến thường xuyên, song tốt nhất là để cho nó được đơn giản.
  
• Một cách thức kiểm tra (audit trail) và lịch sử thay đổi nội dung có thể được duy trì, điều cho phép các nhà cung cấp nội dung theo dõi và kiểm tra tốt hơn những thay đổi về nội dung.

Các biểu mẫu (Templates)

Các biểu mẫu được thiết kế cho cả việc nhập nội dung lẫn trình bầy nội dung. Các biểu mẫu mà chúng được tạo ra để nhập nội dung được thiết kế cho những người sử dụng cuối không có chuyên môn về kỹ thuật để xây dựng nội dung. Một số sản phẩm được tuyên bố là tự động tạo ra các biểu mẫu nhập nội dung cho bạn, song nên đánh giá thật kỹ lưỡng tính năng này để đảm bảo rằng nó đáp ứng yêu cầu của bạn. Các biểu mẫu giới thiệu được sử dụng để kết hợp nội dung với trình bầy, và hiển thị kết quả cuối cùng cho khách thăm quan Website. Các trang trình bầy thường bao gồm các thành phần mà chúng là những biểu mẫu được gộp trong một biểu mẫu. Các thành phần hữu ích đối với các tài sản như là như là các banner quảng cáo và chú thích cuối trang (footers) mà chúng được hiển thị ở nhiều trang trong cả một Web site.

Kiểm soát nguồn/tạo các phiên bản (Source control/versioning)

Nhiều giải pháp quản lý nội dung cũng cung cấp các khả năng quản lý mã nguồn như là tạo phiên bản, kết hợp các thay đổi và chỉ rõ cách giải quyết xung đột. Một giải pháp quản lý nội dung tốt sẽ cho phép bạn giữ các phiên bản của toàn bộ Web site, hay các ảnh chụp nhanh (snapshots) đúng lúc - đồng thời cho phép bạn xoá các thay đổi ở cơ sở dữ liệu tại bất cứ điểm nào.

Triển khai/Phân phối (Deployment/Delivery)

• Nhiều giải pháp quản lý nội dung tự động hoá quá trình triển khai nội dung. Một số giải pháp cũng cung cấp khả năng lưu trữ/gia hạn hiệu lực của nội dung một cách tự động.
  
• Một số giải pháp quản lý nội dung cũng có một thành phần thời gian chạy (run time component) để thực hiện việc phân phối trang.
  
  Chúng đưa ra các chiến lược lưu trữ để thúc đẩy hiệu suất hoạt động của Web site của bạn. Tính năng này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều nội dung cơ sở dữ liệu mà chúng không cần phải thay đổi nhiều trong ngày hay trong suốt cả tuần. Bằng cách sử dụng một chiến lược lưu trữ, các trang Web sẽ được phục vụ nhanh hơn bởi vì khách hàng sẽ không cần truy xuất cơ sở dữ liệu theo mọi yêu cầu về trang.

Phải lưu ý điều gì?

Trái ngược với những gì mà các nhà cung cấp có thể nói với bạn, phần mềm quản lý nội dung không phải là một giải pháp không giới hạn hay một phép thần có thể giải quyết mọi vấn đề của bạn. Có các yếu tố bắt buộc phải xem xét như là chấp nhận, mong đợi, dòng công việc, và sự tích hợp với những sản phẩm khác.

Thực hiện

Đừng vội vã chấp nhận. Bạn có thể mất nhiều thời gian vào việc định hình và tuỳ chỉnh cho bất kỳ giải pháp quản lý nội dung nào cho các yêu cầu cá nhân của bạn. Nhiều công ty và tổ chức đã từng đi qua quá trình chấp nhận một giải pháp quản lý nội dung có thể là bằng chứng cho điều này. Hãy dành đủ thời gian để đi đến quyết định chấp nhận và dùng thử kỹ càng.

Các sản phẩm quản lý nội dung

Hiện nay, có rất nhiều loại sản phẩm quản lý nội dung trên thị trường. Các sản phẩm này thực hiện những công việc thích hợp khác nhau và có những tính năng khác nhau. Bạn cần phải nghiên cứu và tìm ra giải pháp tốt nhất phù hợp với các nhu cầu của tổ chức.

Một giải pháp quản lý nội dung có thể tốn kém tuỳ thuộc vào các nhu cầu của bạn. Bao gồm chi phí cho giấy phép phần mềm, đào tạo, và các dịch vụ hỗ trợ, giá cả có thể từ 200.000USD đến 2 triệu USD. Nói như vậy không có nghĩa là không có những giải pháp rẻ tiền hơn, song những giải pháp toàn diện và hỗ trợ tốt nhất sẽ không có mức giá thấp.

Kết luận

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều yếu tố khác nhau phải xem xét và một loạt các sản phẩm để từ đó lựa chọn ra cái phù hợp. Các sản phẩm quản lý nội dung đã thay đổi chút ít trong một vài năm trở lại đây. Hãy xem xét những cải tiến trong các sản phẩm, những mong đợi của khách hàng về Web site của bạn, và tốc độ tiến triển của thương mại điện tử trong thế giới Web. Các Web site cần nhiều về nội dung có thể hưởng lợi rất lớn từ việc có sử dụng tính năng quản lý nội dung. Sau tất cả, đối với những người sử dụng Internet hiện nay, nội dung nhàm chán là lý do thích đáng để không quay trở lại một Web site.

Nếu như bạn xem xét nội dung như là một tài sản chủ yếu và bạn muốn duy trì tính "tươi mới" và tạo nên sự nghiêm ngặt trên site của bạn, bạn có thể thấy được lợi ích từ việc sử dụng sản phẩm quản lý nội dung. Thực tế là nhiều sản phẩm có những tính năng đa dạng và bạn cần phải tập trung vào những gì phù hợp nhất trong môi trường của bạn và chiến lược kinh doanh tương lai. Phân tích và xác định sản phẩm nào phù hợp nhất cho trường hợp của bạn là điều đáng bỏ thời gian và công sức.